Microsoft 365 Bestanden Opslaan
Waar sla je een bestand op? OneDrive, Teams of SharePoint?
Wanneer je werkt binnen Microsoft 365, heb je meerdere opties om bestanden op te slaan en te delen: OneDrive, Teams en SharePoint. Maar welke kies je wanneer? In deze blog leggen we de verschillen uit, zodat je de beste keuze kunt maken voor efficiënt bestandsbeheer en samenwerking.
OneDrive: voor persoonlijke opslag
OneDrive is jouw persoonlijke cloudopslag binnen Microsoft 365. Dit betekent dat bestanden hier privé zijn, tenzij je ze expliciet deelt met anderen. Je gebruikt OneDrive bijvoorbeeld als je altijd en overal toegang wilt hebben voor jouw persoonlijke bestanden. Je wilt deze bestanden niet delen met je collega’s, maar bijvoorbeeld wel met vrienden of familie. Het aantal mensen binnen OneDrive die kunnen werken aan één bestand is dan ook meestal erg laag.
Voordelen van OneDrive
- Persoonlijke opslag met 1 TB ruimte.
- Automatische synchronisatie met je apparaten.
- Eenvoudig bestanden delen met een link.
Nadelen van OneDrive
- Geen gestructureerde samenwerking.
- Kans op verlies van bestanden bij functiewijziging of vertrek uit de organisatie.
SharePoint: voor gestructureerd documentbeheer
SharePoint is bedoeld voor centraal documentbeheer en samenwerking binnen organisaties. Het biedt uitgebreide opties voor versiebeheer, toegangsrechten en documentstructuren.
In deze situaties gebruik je SharePoint:
- Als je bestanden wilt delen die belangrijk zijn voor de hele organisatie of een team.
- Je wilt centraal invloed hebben op de rechten voor mappen of sites.
- Je wilt bestanden gestructureerd en overzichtelijk opslaan: op één locatie sla je alle benodigde bestanden op voor een project.
- Je wilt met meerdere mensen tegelijkertijd samenwerken aan een bestand.
- Als je elke afdeling of elk team een eigen omgeving wilt geven.
- Je wilt bestanden eenvoudig terugvinden: met metadata kun je bestanden makkelijker zoeken.
Voordelen van SharePoint
- Geavanceerd versiebeheer en toegangsbeheer.
- Centraal documentbeheer voor afdelingen en projecten.
- Goede integratie met Teams en OneDrive.
Nadelen van SharePoint
- SharePoint is complexer in beheer dan OneDrive of Teams.
- Ook kan dit programma een leercurve vereisen voor nieuwe gebruikers. Training en onboarding is aan te raden voor alle zakelijke gebruikers.
Teams: Voor samenwerking binnen een team
Microsoft Teams is ideaal voor samenwerking. Elk team in Teams heeft een bijbehorende SharePoint-site waar bestanden worden opgeslagen. Teams gebruik je als je snel contact wilt leggen met collega’s (die zowel op kantoor als thuis werken) of als je bijvoorbeeld feedback nodig hebt op een document. Het real-time kunnen bespreken van bestanden is dan ook een groot voordeel van Teams. Ook kun je via Teams bestanden met elkaar delen.
Voordelen van Teams
- Direct samenwerken en communiceren met collega’s.
- Bestanden automatisch opgeslagen in de bijbehorende SharePoint-site.
- Naadloze integratie met andere Microsoft 365-apps zoals Planner en OneNote.
Nadelen van Teams
- Kan onoverzichtelijk worden bij veel bestanden en teams.
- Bestanden zijn minder privé dan in OneDrive.
